دليل المعلم فى الشئون المالية و الإدارية

دليل المعلم فى الشئون المالية و الإدارية

شئون مالية وإدارية

مقدمة

تعبر الأعمال المالية والإدارية بالمدرسة ركنا أسياسيا من أركان العملية التعليمية ويتوقف نجاح العملية التعليمية علي مدي نجاح العمل المالي والإداري بالمدرسة لذا يجب علي القائمين علي الأعمال الإدارية والمالية أن يتعرفوا علي أصولها وقواعدها حيث أن الجهل بالقانون لا يعفي منه 0

وكل من قام بالعمل المالي والإداري سواء كان إداريا أو مديرا يجب أن ينمي معلوماته ماليا وإداريا بالإطلاع علي النشرات والكتب الدورية التي ترد إلي المدرسة ودراستها كما أدعو السادة مديري المدارس لإنشاء قسم خاص بمكتبة المدرسة يتم تزويده بصورة من كل النشرات المالية والإدارية التي ترد إلي المدرسة مع حفظها بملف خاص لكل عام دراسي علي حده ويحفظ بمكتبة المدرسة للرجوع إليها عند الحاجة إليها وكذلك تزويد هذا القسم بمجموعة من اللوائح والقوانين والتي يمكن شراؤها من المكتبة الأميرية مثل لائحة المخازن ولائحة بدل السفر وقانون المزادات والمناقصات 0000000 الخ أي انه يمكن إنشاء فرع بالمكتبة يكون مرجعا لكل الأعمال الإدارية والمالية التي تخص المدرسة علي تبقي بعهدة أمين المكتبة مثل باقي الكتب0

أن مدير المدرسة الناجح ليس هو الذي يكشف الأخطاء المالية والإدارية بعد وقوعها وإنما هو الذي يمنع وقوع هذه الأخطاء بمعرفته بأصول العمل المالي والإداري وقواعده ومن ثم يضع النظام الداخلي الذي يكفل حسن سير العمل ويمنع وقوع هذه المخالفات 0

وأسال الله تعالي أ، يوفق الجميع لما فيه الخير 0

واجبات مدير المدرسة المالية والإدارية

النظام بالمدرسة لذا يجب أن يلم مدير المدرسة بأصول وأسس العمل المالي والإداري قدر الامكان ري هو أساس علي القائمين بهذا العمل علي أساس صحيح وفي إطار من العلاقات الإنسانية الجيدحتي يمكنه الإشراف مدير المدرسة هو المسئول عن إدارة المدرسة لتحقيق أفضل النتائج وحيث إن العمل المالي والإدارة التي تدفع العاملين إلي حسن تأدية أعمالهم بالشكل المطلوب 0

المدرسة ومن أهم واجبات مدير المالية والإدارية

1- توزيع العمل علي الإداريين بالاشتراك مع التوجيه المالي والإداري حسب قدارتهم وخبراتهم بما يكفل حسن إنجاز العمل وأن يتم هذا التوزيع بموجب محضر توزيع رسمي بوقع عليه الجميع ويعتمد من مدير المدرسة ويحتفظ به طرفه 0

2- الإشراف علي عملية تحصيل الرسوم المدرسية وتوريدها أولا بأول إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد والتأكد من عدم احتفاظ السكرتير بها في الخزنة أو طرفه والإطلاع علي إيصالات التوريد للبنك والتوقيع عليها0

3- التأكد من أن السكرتير يقوم بجمع الرسوم طبقا للنشرة الواردة من المديرية

4- الإشراف علي الصرف من الأنشطة في حدود اللوائح والقوانين المنظمة لعلمية الصرف

5- جرد الخزينة جردا مفاجئا من وقت لآخر وعمل محضر جرد والاحتفاظ بها في سجل خاص طرفه

6- الإبلاغ عن حوادث السرقة أو الاختلاس فور وقوعها

7- الإشراف علي أعمال التوريدات من حيث توزيع الكتب علي الطلبة والتأكد من وصولها للمدرسة قبل بدء العام الدراسي بوقت كاف

8- اعتماد مستندات الشراء الخاصة بالمدرسة والتأكد من سلامتها

الأعمال الإدارية والمالية بالمدرسة

تنقسم أعمال الملية والإدارية بالمدرسة إلي خمسة أقسام هي

1- الأعمال المالية

2- الأعمال المخزنية

3- أعمال شئون الطلبة

4- أعمال شئون العاملين

5- الأعمال الإدارية

أولا: الأعمال المالية

ويقوم بها سكرتير المدرسة ومن أهم هذه الأعمال:

1- السلف المستديمة والمؤقتة

2- تحصيل الرسوم المدرسية من الطلبة وتوريدها أولا بأول للبنك أو البريد وإطلاع مدير المدرسة علي إيصالات الإيداع

3- توريد الأنصبة المقررة إلي حساباتها بالبنوك المختلفة بالنسب التي تقررها نشرة الرسوم المدرسية

4- الإيداع والسحب بحساب المدرسة

5- العمل بالدفاتر المالية ذات القيمة 123 ت0ع 33ع0ح 37 ع0ح

6- امساك دفتري 20، 22 الخاص بحسابات المدرسة

7- حفظ مستندات الصرف الخاص بالأنشطة وتنظميها

8- صرف مرتبات وأجور العاملين بالمدرسة

9- خاتم شعارا لجمهورية

10- تولي مسئولية خزينة المدرسة وحفظ النقدية والدفاتر المالية ذات القيمة بها

11- مسك حساب رأس المال بالمدارس الصناعية والزراعية

أنواع المتحصلات بالمدارس

تنقسم المتحصلات بالدارس إلي نوعين

1- المتحصلات الأميرية :- وهي المبالغ التي تورد لخزينة الدولة وهي علي سبيل المثال : الدمغات - ثمن بيع الشهادات الدراسية – رسوم التقدم للامتحانات العامة – ثمن بيع العهد المستهلكة – الضرائب علي فواتير المشتريات – ثمن بيع الثمار – ومنتجات المدارس 00000الخ0 وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 33ع0ح إلي خزينة الدولة

2- المتحصلات غير الأميرية :- وهي المتحصلات الخاصة بالمدرسة وتورد إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد وهي علي سبيل المثال : رسوم مجلي الآباء – الحوادث – المعامل – الأنشطة – تأمين العدد لطلبة المنازل بالتعليم الفني – أموال مشروع رأس المال الدائم بالتعليم الفني 000000 الخ وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 123 ت0ع إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد

الدفتر والسجلات المالية

أولا :- الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح

من أهم الدفاتر وأكثرها استخداما بالمدارس الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح ونظرا لأهمية هذين الدفترين سنتحدث غليهما بشي من التفصيل :-

أ‌- يستخدم دفتر 123 ت0ع لتحصيل الأموال الغير أميرية وهو يتكون من فسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورة الأصل وهي القسيمة البيضاء تبقي ثابتة بالدفتر والصورة الحمراء تعطي للدافع

ب‌- يستخدم دفتر 33ح0ع لتحصيل الأموال الأميرية وهو يتكون من أقسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورتين الأصل وهي القسيمة البيضاء وتبقي بالدفتر والصورة الحمراء تعطي للدافع بينما الصورة الزرقاء ترسل مع علم الخير والمستندات إلي الحسابات بالإدارة للتسوية

ت‌- يجب ختم جميع القسائم بخاتم شعار الجمهورية الذي يحمل اسم المصلحة

ث‌- يجب عند استلام الدفتر فرز جميع قسائمه والتأكد من أن الدفتر سليم وخالي من الشوائب ويكتب علي ظهر أول قسيمة إقرار بذلك

ج‌- لا يجوز الكشط أو المحو في القسائم نهائيا وفي حالة الخطأ يشطب بخط خفيف باللون الأحمر ويتم تصحيح الخطأ باللون الأحمر ثم يوقع بجانبه السكرتير ومدير المدرسة

ح‌- مدة استعمال الدفتر شهرين من تاريخ أول قسيمة به ويجوز مد هذه المدة شهرين آخرين إذا دعت الضرورة بموجب مذكرة معتمدة من مدير المدرسة ولا يجوز استعمال الدفتر بعد ذلك نهائيا وتلغي باقي قسائمه

خ‌- يستخدم الكربون ذو الوجهين في الدفاتر المالية

د‌- لا يجوز استخدام دفترين من نوع واحد في وقت واحد بالمدرسة

ذ‌- يكتب علي ظهر آخر قسيمة مستعملة بيانا يوضح المبلغ الإجمالي بالأرقام والحروف وانه محصل من القسيمة رقم 000 بتاريخ 0000 إلي القسيمة رقم 000 بتاريخ 0000 وتم توريده إلي بنك 00000 بالإيصال رقم 0000 بتاريخ 00000 ويوقع عليها السكرتير ومدير المدرسة

ر‌- إجراء المراجعة الحسابية للجمع والترحيل قبل التوريد حتي لا يتم التوريد بأقل أو أزيد من القيمة الصحيحة طبقا لتعليمات اللائحة المالية

الأخطاء الشائعة في استخدام الدفاتر المالية 123ت0ع 33ع0ح

1- عدم فرز جميع فسائم الدفتر عند استلامها والتأكد من سلامتها وخلوها من الشوائب

2- استخدام الدفتر أكثر من أربعة أشهر

3- عدم توريد المتحصلات في نفس تاريخ استخراج القسائم

4- استخدام أكثر من دفتر ( من نوع واحد ) في وقت واحد

5- عدم استخدام الكربون ذو الوجهين

6- عدم تلحيق القسائم أو الخطأ في الجمع عند تلحيق القسائم

7- الكشط أو المحو أو تغير بيانات بالقسائم بعد استخراجها

8- نزع أصول القسائم من الدفتر

ثانيا :- الدفتر 37 ع0ح

توريدها بموجب القسائم 33 ع0ح بالحافظة وكعبها ويبين بها أنه قد توريد المبلغ بعلم الخبر رقم 0000 ويسمي دفتر حوافظ التوريد وهو يستخدم مع الدفتر 33ع0ح حيث يتم تفريغ المبالغ التي تم 000 بتاريخ وأرسل إلي الإدارة بتاريخ00000

ثالثا :- دفاتر 20 ، 22

يستخدم الدفتر 20 لقيد الأنشطة المدرسية حيث يتم تخصيص دفتر أو عدة صفحات متتالية من الدفتر لكل حساب أو نشاط حسب حجم العمل به ويقيد في الجانب الأيمن منه المتحصلات وفي الجانب الأيسر المصروفات والتي يجب حفظ مستنداتها بملف خاص وبأرقام مسلسلة للرجوع إليها عند المراجعة أو التفتيش ويجب إثبات جميع عمليات الصرف به فور اتمامها0

بينما يستخدم الدفتر 22 لقيد حركة الإيداع والسحب في البنك أو البريد حيث تقيد المبالغ المودعة في الجانب الأيمن والمبالغ المسحوبة في الجانب الأيسر من الدفتر والفرق بين مجموعي الجانبين يكون رصيد المدرسة بالبنك ويجب مراجعة عمليات هذا الدفتر إيداعا وسحبا علي كشف حساب البنك دائما0

ويجب إثبات جميع عمليات الإيداع والسحب به فورا ومن الخطأ الانتظار لحين ورود كشف الحساب من البنك لإثبات تلك العمليات إنما يتم قيدها فور إتمامها

رابعا:- دفتر 63 ع0ح ( السلفة المستديمة )

1- هذا الدفتر خاص بقيد السلف سواء كانت مستديمة أو مؤقتة

2- السلفة المستديمة هي التي تصرف للمدرسة للصرف منها علي مدار السنة المالية وهي يستعاض كلما قاربت علي النفاذ

3- يجب قيد المبالغ الواردة للسلفة كل استعاضة علي حدة في المكان المخصص لقيد المبالغ الواردة كما تقيد مستندات الصرف في الجانب المخصص لها علي أن تأخذ هذه المستندات أرقاما مسلسلة تبدأ برقم واحد في أول كل سنة مالية وحتى نهاية السنة المالية

4- تعتبر مستندات كل استعاضة وحدة مستقلة تنفصل عن مسنتدات الاستعاضة الاخري بخط بالمداد الأحمر

5- يراعي عدم قيد مستندات الصرف بالدفتر إلا بعد التأكد من أن هذه المسنتدات صالحة للصرف ومستوفاة

6- في جميع السلف يجب قيد الشيكات الواردة بها في دفتر الوارد الخاص بالمدرسة بأرقامها وتواريخها وكذلك بدفتر 63 ع0ح لكي يمكن الرجوع إليها عند الحاجة لذلك

7- السلفة المؤقتة هي التي يرخص بها لغرض معين ويحدداها قرار الترخيص مدة معينة يجب أن تسوى خلالها ولا يجوز بأي حال من الأحوال أن يتجاوزا لأجل الذي يتم فيه السداد أو تقديم المستندات عن شهرين من تاريخ صرفها وحتما لابد من تقديم مستندات تسوية السلفة والمتبقي منها قبل نهاية العام المالي ويتبع في قيد السلفة المؤقتة نفس إجراءات السلفة المستديمة ويجوز تخصيص دفتر 63 ع0ح للسلف المؤقتة إن أمكن أو يمكن تخصيص صفحة لكل نوع من السلف المؤقتة في دفتر 63 ع0ح الخاص بالسلفة المستديمة

8- ترد المبالغ المتبقية بدون صرف من السلفة المستديمة في نهاية كل سنة مالية علي أن تجدد السلفة في أول السنة المالية التالية

الخزينة

يجب جرد الخزينة جرد مفاجئا بمعرفة مدير المدرسة أو من ينيبه مرتين علي الأقل شهريا ويكون الجرد بحضور صاحب العهدة نفسه ( سكرتير المدرسة ) ويتم اعتماد المحضر من مدير المدرسة بعد التوقيع عليه من السكرتير وممن قام بالجرد علي أن يتم الجرد في مواعيد مختلفة وليست ثابتة ويحتفظ مدير المدرسة بمحاضر الجرد بملف خاص طرفه ويمكنأن تكون صورة محضر الجرد كما يلي

مليم جنيه

0000 نقدية لحساب السلفة المستديمة

0000 0000 نقدية لحساب الأنشطة المختلفة

-----0 0000 نقدية لحساب متحصلات أميرية غير مورده

-----0 0000 نقدية لحساب الأوراق المدموغة

0000 0000 فقط وقده 000000000 جنيه شا غير

ويوجد نتيجة الجرد ( مطابقة / يوجد عجز قدره 000/ يوجد زيادة قدرها000) هذا وقد تم تسليم جميع محتويات الخزينة لسكرتير المدرسة بعد الجرد وأصح مسئولا عنها

سكرتير المدرسة

مدير المدرسة

الدمغات والضرائب

1- الفواتير المشتراة من الأنشطة والأموال التي ليست من الموازنة العامة للدولة 30 قرشا دمغة توقيع + 10 قروش تنمية موارد بالإضافة إلي ضريبة الأرباح التجارية والصناعية + 1% علي المشتريات و 3% علي الخدمات 0

2- الفواتير المشتراة من أموال الموازنة العامة للدولة مثل ( السلف والارتباطات ) تعامل نفس معاملة الفواتير السابقة من حيث دمغة التوقيع والضرائب بالإضافة إلي الدمغة النسبية كما يلي

لفئة

عادية

إضافية

المجموع

ملاحظات

أقل من 50 جنيه

معافاة

معافاة

أكثر من 50 جنيه إلي 250 جنيه

012 ,

036 ,

048,

أكثر من 250 جنيه إلي 500حنية

013,

039,

052,

أكثر من500 جنيه إلي 1000 جنيه

014,

042,

056,

أكثر من 1000 جنيه إلي 5000حنية

015,

045,

060,

كثر من 5000 جنيه إلي 10000حنية

016,

048,

064,

أكثر من 10000 جنيه

006,

018,

024,

علي المبالغ التي تزيد عنها

وفي جميع الأحوال إذا كانت الدمغة الواجبة الأداء أقل من 5 قروش أو مضاعفاتها يجبر هذا لأكثر لأقرب 5 قروش لصالح الحكومة 0

3- دمغة المشالات :- تسحق دمغة نسبية 18% بحد أقصي 60 قرشا علي المشالات كالأتي

المشال

دمغة نسبية

المخالصة

المجموع

0و1جنيه

20,

40,

60,

5و1 جنيه

30,

40,

70,

0و2 جنيه

40,

40,

80,

5و2 جنيه

45,

40,

85,

0و3 جنيه

55,

40و

95,

5و 3 جنيه فأكثر

06,

40,

,1

وصدر القانون رقم 2 لسنة 98 وبإلغاء المادة 42 من قانون رقم 11 لسنة 1980 أصبحت جميع الطلبات والشكاوى معافاة من الدمغة اعتبار من 9 / 1 / 98 إلا أنه يجب لصق الطوابع الأخرى المقررة بقوانين النقابات أو صندوق الدعم مثل :-

1- طلبات أعضاء نقابة المهن التعليمية طابع نقابة فئة 50 قرش وطلب الإعارة طابع فئة 2جنيه

2- طلبات أعضاء نقابة الزراعيين طابع فئة 50 قرشا وطلبات الإجازة لمدة عام بالداخل 10 جنيهات عن كل عام وطلبات الإجازة بالخارج 50 جنيها عن كل عام

3- طلبات التحويل من المدرسة لأخرى طابع تعليم فئة واحد جنيه وطلبات التحويل بين المدارس الخاصة 20 جنيه تسدد لحساب الرسم الإضافي

4- طلبات الالتحاق بالمدارس :-

أ – طلبات الالتحاق برياض الأطفال والابتدائي والإعدادي ( رسمي –خاص ) جنيه طابع تعليم + جنيه طابع نقابة مهن تعليمية

ب- طلبات الالتحاق بمدارس التعليم الثانوي وما في مستواه 2 جنيه نقابة

5- 90 قرشا دمغة + 10 قروش تنمية موارد لكل من

إقرار طلبة المنازل , تعهد العدد، أوامر التوريد ، التوكيل ، الشهادة المصدق علي التوقعات فيها

5- براعي تخصيص صفحة بدفتر 20 دمغة يقيد بها جميع أنواع الدمغات بالمدرسة مثل دمغات الرسوم، دمغات ىاعادة القيد، دمغات المجموعات، دمغات رسم الامتحان، دمغات خامات الامتحان، تأمين العدد، 0000000 وجميع الدمغات التي يتم تحصيلها بالمدرسة إيرادا ومنصرفا

ملحوظة 00 الدمغات النوعية والنسبية يمكن لصقها ويمكن توريدها أما الضرائب فتورد علي قسيمة 33ع0ح

ثانيا:- الأعمال المخزنية

ويقوم بها أمين التوريدات ومن أهم هذه الأعمال:-

1- صرف الكتب المدرسية للطلبة بموجب كشو ف توزيع وإرسال هذه الكشوف للإدارة لاعتمادهصرف الأصناف التي تحتاجها المدرسة من المخازن

2- وحفظها بالمدرسة

3- القيد بدفاتر 112 ع0ح ودفاتر 118ع0ح

4- توزيع العهد الفرعي علي العاملين بالمدرسة

5- إعداد حركة الدفاتر المالية شهري

6- التوقيع علي استمارات الجرد بما يفيد صحة الأرصدة المقيدة بدفتر العهدة

7- مسك حساب طوابع البريد الحكومية

8- قيد الشهادات الدراسية واستمارات النجاح وصرفها لأصحابها وتوريد قيمتها

9- الاشتراك في لجان الاستهلاك

الدفاتر والسجلات التي يستخدمها أمين التوريدات

1- أذون الصرف 111ع0ح لطلب صرف الأصناف من المخازن

2- دفتر 112 ع0ح لإضافة الأصناف

3- دفتر 118 ع0ح لقيد العهد المستهلكة والمستديمة وقد يكون بالمدرسة أكثر من دفتر حسب حاجة العمل

4- الاستمارة 193 ع0ح تستخدم لتوزيع العهد الفرعية علي العاملين بالمدرسة

5- الاستمارة 234 ع0ح للصرف الداخلي من مخازن المدرسة

6- الاستمارة 121 ع0ح الخاصة بالجرد

7- الاستمارة 122ع0ح وهي كشف بالزيادة والعجز الناتج عن الجرد

8- الاستمارة 187ع0ح إذن ارتجاع الأصناف

ملاحظات حول القيد بدفاتر 118 ع0ح

1- تتم عمليات القيد علي السطور وليس بينها مع عدم ترك سطور خالية

2- إعداد فهرس منظم يوضح به اسم الصنف ورقم صفحته بالدفتر لسهولة البحث

3- قيد الأصناف بالتريب الهجائي

4- السطر الواحد يكون عليه علمية واحدة إما إضافة وإما خصم وإمامها الرصيد ولا يجوز قيد عملتين إضافة وخصم علي سطر واحد

5- لا يجوز الشطب أو المحو أو استخدم المزيل وفي حالة حدوث خطأ يتم تصحيحه بشطب خفيف بالون الأحمر مع إجراء التصحيح باللون الأحمر والتوقيع بجانبه من أمين التوريدات ومدير المدرسة

تجديد دفاتر العهدة 118 ع0ح

قدا تحتاج المدرسة لتجديد دفاتر العهدة بسبب انتهاء صفحات الدفتر أو لارتباك حالة القيد بالدفتر

1- يجب علي المدرسة قبل البدء ي ذلك الرجوع إلي التوجيه المالي والإداري بالإدارة لأخذ موافقة بذلك

2- يشكل مدير المدرسة لجنة لهذا الغرض برئاسة بأحد العاملين بالمدرسة ويكون من بين أعضائها أمين التوريدات الذي بعهدته الدفتر وصاحب العهدة

3- يسجل في أول صفحة بالدفتر محضر يوضح به أسباب تجديد الدفتر والجهة التي رخصت بالتجديد ويوقع عليه أعضاء اللجنة ومدير المدرسة

4- ترتيب الأصناف هجائيا قبل النقل

5- يقوم احد أعضاء اللجنة بالخصم في الدفتر القديم ليصبح رصيده صفرا ويقوم الآخر بالقيد بالدفتر الجديد علي أن يتم ذلك معا في وقت واحد ويوقع كل منهما بالدفتر الذي معه

6- يكتب في الدفتر القديم عند عملية الخصم نقل إلي ص من الدفتر الجديد ويكتب في الدفتر الجديد عند عملية الإضافة ( منقول من ص من الدفتر القديم )

7- يتبادل العضوان الدفتران لإجراء المراجعة مع التوقيع أيضا

8- يراجع ر يئس اللجنة بطريق الجشني بعض عمليات النقل ويوقع عليها

9- الاحتفاظ بالدفتر القديم بالمدرسة وذلك بعد تقفيل فراغتها

بيان مدد حفظ الدفاتر بالمدرسة

الدفاتر الموضحة بهذا الجدول تظل بالمدرسة بعد الانتهاء منها للمدد الموضحة بكل :-

م

اسم الدفتر أو السجل

مدة الحفظ

1

سجلات الماهيات الشهرية للعاملين استمارة 129 ساير

10سنوات

2

دفتر قيد العاملين 130 ع0ح

10سنوات

3

دفتر قيد البريد الوارد رقم1 مراسلات

15سنة

4

دفتر قيد البريد الوارد رقم 2 مراسلات

15سنة

5

دفتر تسليم البريد رقم 3 مراسلات

5سنوات

6

دفتر حصر السلفة المستديمة 63 ع0ح

5سنوات

7

دفتر حوافظ النقود 37 ع0ح

10سنوات

8

دفتر غياب وحضور التلاميذ استمارة 5ع0ح

سنة واحد

9

دفتر قيد طلبات الالتحاق بالمدرسة

سنة واحد

10

دفتر قيد الاجازات العارضة استمارة 68 ع0ح

سنة واحد

11

دفتر قيد العمال المكلفين بالحراسة ليلا رقم 70

3 سنوات

12

تسليم الشهادات الدراسية للتلاميذ استمارة 39

5 سنوات

13

دفتر حساب المنصرف استمارة 22

5 سنوات

14

دفتر حساب المنصرف استمارة 20

5 سنوات

15

دفاتر 118 ع0ح

مستديم

16

دفتر قيد التلاميذ المدرسة استمارة 31

10سنوات

17

ملفات أوراق التلاميذ المفصولين

سنة واحد

18

الإحصاء الشهري استمارة 51

سنة واحد

19

جداول الدروس

سنة واحد

20

يومية المكتبة استمارة 77

مستديم

21

فهرس كتب المكتبة استمارة 76

مستديم

22

قيد الكتب المعارة استمارة 79

مستديم

23

القرارات والمنشورات والتعليمات

مستديم

24

الشهادات الدراسية

4 سنوات

25

دفتر أذون الإضافة 112ع0ح

5 سنوات

26

كشوف حضور وانصراف الموظفين

5 سنوات

ثالثا :- أعمال شئون الطلبة

ويقوم بها المعاون وقد يكون بالمدرسة أكثر من معاون حسب عدد الطلبة بالمدرسة

من أهم أعمال المعاون

1- إعداد سجل قيد الطلبة علي أن يكون مستوفيا لجميع البيانات ويراعي أن يتم إعداده بمنتهي الدقة

2- تلقي طلبات المستجداة والتأكد من سلامتها خاصة لشرط السن أو المجموع

3- تلقي طلبات المحولين من والي المدرسة وقيدها بسجل خاص

4- تنظيما وحفظ ملفات الطلبة

5- حصر وقيد الغياب اليومي للطلبة وأخطار أولياء الأمور

6- عمل الإحصاءات اليومية والشهرية

7- إعداد قرارات الفصل وقرارات إعادة القيد حسب الشروط واللوائح التي تنظم ذلك

8- امساك سجل إحالة الطلبة للوحدة الصحية

9- مراجعة بيانات البطاقات الشخصية وقيدها بالسجلات

10- التوقيع علي استمارات تأهيل التجنيد وإنشاء سجل خاص للتجنيد

11- الأعمال الإدارية الخاصة بالامتحانات

12- كتابة قوائم الامتحانات والاشتراك في تحرير استمارات التقدم للامتحانات العامة

13- براعي عند تحرير الطالب من المدرسة إن يدون باستمارة التحويل موقف الطالب من سداد الرسوم المدرسية واستلام الكتب المدرسية وأن يسلم له القسيمة 123 ت0ع الدالة علي سداده الرسوم كما يراعي عند قبول أوراق الطلاب المحولين إلي المدرسة المطالبة بالقسيمة 123 ن0ع الدالة علي السداد بالمدرسة التي تم التحويل منها ولا يكتفي بكلمة سدد الرسوم فقط دون تقديم القسيمة الدالة علي السداد

سجل قيد الطلبة

1- سجل قيد الطلبة هو المرجع لكل ما يتصل بطلبة المدرسة لذ1 يجب أن يعد بمنتهي الدقة وبعناية شديدة

2- يتم ترتيب السجل بالشكل الآتي علي أن توضع العناوين التالية بالمداد الأحمر

طلبة ناجحون دور أول

طلبة ناجون دور ثان

طلبة راسبون ولهم حق الإعادة

وذلك من واقع نتائج الامتحانات

المستجدون من واقع كشوف 14

المحولون إلي المدرسة من واقع استمارة التحويل ومراجعتها علي ملف الطالب

المعاد قيدهم من واقع قرار إعادة القيد وقسيمة سداد الرسوم المقررة لإعادة القيد

3- تنشى المدرسة ثلاث نسخ من السجل لكل من السكرتير والمعاون وأمين التوريدات ويمتنع علي المدرسة إنشاء نسخة لقسم شئون الطلبة بالإدارة طبقا لنص القرار 1247 لسنة 77

4- لا يتم حذف المحولين من المدرسة أو المفصولين منة السجل وإنما يدون أمام الاسم بالمداد الأحمر حول إلي لمدرسة 000000 بتاريخ 0000 أو فصل بتاريخ 00000

5- يجب قيد أرقام قسائم 123 ت0ع الخاصة بالمصروفات المدرسية بسجل قيد الطلبة عهدة السكرتير أولا بأول مع التأشير أمام الطالب اليتيم بكلمة ( يتيم ) بالمداد الأحمر

رابعا:- أعمال شئون العاملين

ويقوم بها موظف مختص أو أكثر حسب حجم المدرسة ومن أهم هذه الأعمال

1- امساك سجل قيد العاملين ويجب استيفاء جميع بيانات العاملين به

2- تنظيم الملفات الفرعية للعاملين والاحتفاظ بها قي مكان أمين

3- سجل مرتبات العاملين

4- مراجعة كشوف المرتبات والحوافز قبل إرسالها للإدارة

5- الإشراف علي دفاتر حضور وانصراف العاملين بالمدرسة

6- امساك سجل 68 ع ح وقيد الاجازات بجميع أنواعها

خامسا:- الأعمال الإدارية

ويقوم بها موظف أو أكثر حسب عدد الإداريين الموجدين بالمدرسة وحسب ما يراه مدير المدرسة من توزيع العمل ومن هذه الأعمال

1- امساك دفاتر قيد المياة والإنارة وقراءة العدادات وتسجل القراءة والإخطار عن استهلاك المياة والإنارة

2- توزيع العمل علي العمال والإشراف عليهم

3- امساك سجل التوبتجية الليلية للعمال

4- قيد بريد الطلبة والعاملين بالمدرسة

5- الإمساك سجل الصادر والوارد وسركي تسليم المكاتبات

أهم الأعمال التى يقوم بها سكرتير المدرسة

شئون مالية وإدارية

مقدمة :

تعبر الأعمال [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] والإدارية بالمدرسة ركنا أسياسيا من أركان العملية التعليمية ويتوقف نجاح العملية التعليمية علي مدي نجاح العمل المالي والإداري بالمدرسة لذا يجب علي القائمين علي الأعمال الإدارية و[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] أن يتعرفوا علي أصولها وقواعدها حيث أن الجهل بالقانون لا يعفي منه 0
وكل من قام بالعمل المالي والإداري سواء كان إداريا أو مديرا يجب أن ينمي معلوماته ماليا وإداريا بالإطلاع علي النشرات والكتب الدورية التي ترد إلي المدرسة ودراستها كما أدعو السادة مديري المدارس لإنشاء قسم خاص بمكتبة المدرسة يتم تزويده بصورة من كل النشرات [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] والإدارية التي ترد إلي المدرسة مع حفظها بملف خاص لكل عام دراسي علي حده ويحفظ بمكتبة المدرسة للرجوع إليها عند الحاجة إليها وكذلك تزويد هذا القسم بمجموعة من اللوائح والقوانين والتي يمكن شراؤها من المكتبة الأميرية مثل لائحة المخازن ولائحة بدل السفر وقانون المزادات والمناقصات 0000000 الخ أي انه يمكن إنشاء فرع بالمكتبة يكون مرجعا لكل الأعمال الإدارية و[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] التي تخص المدرسة علي تبقي بعهدة أمين المكتبة مثل باقي الكتب0
أن مدير المدرسة الناجح ليس هو الذي يكشف الأخطاء [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] والإدارية بعد وقوعها وإنما هو الذي يمنع وقوع هذه الأخطاء بمعرفته بأصول العمل المالي والإداري وقواعده ومن ثم يضع النظام الداخلي الذي يكفل حسن سير العمل ويمنع وقوع هذه المخالفات 0
وأسال الله تعالي أن يوفق الجميع لما فيه الخير 0

واجبات مدير المدرسة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] والإدارية
النظام بالمدرسة لذا يجب أن يلم مدير المدرسة بأصول وأسس العمل المالي والإداري قدر الامكان ري هو أساس علي القائمين بهذا العمل علي أساس صحيح وفي إطار من العلاقات الإنسانية الجيدة حتي يمكنه الإشراف مدير المدرسة هو المسئول عن إدارة المدرسة لتحقيق أفضل النتائج وحيث إن العمل المالي والإدارة التي تدفع العاملين إلي حسن تأدية أعمالهم بالشكل المطلوب 0

ومن أهم واجبات مدير المدرسة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] والإدارية :

1-توزيع العمل علي الإداريين بالاشتراك مع التوجيه المالي والإداري حسب قدارتهم وخبراتهم بما يكفل حسن إنجاز العمل وأن يتم هذا التوزيع بموجب محضر توزيع رسمي بوقع عليه الجميع ويعتمد من مدير المدرسة ويحتفظ به طرفه 0
2-الإشراف علي عملية تحصيل الرسوم المدرسية وتوريدها أولا بأول إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد والتأكد من عدم احتفاظ السكرتير بها في الخزنة أو طرفه والإطلاع علي إيصالات التوريد للبنك والتوقيع عليها0
3-التأكد من أن السكرتير يقوم بجمع الرسوم طبقا للنشرة الواردة من المديرية
4-الإشراف علي الصرف من الأنشطة في حدود اللوائح والقوانين المنظمة لعلمية الصرف
5-جرد الخزينة جردا مفاجئا من وقت لآخر وعمل محضر جرد والاحتفاظ بها في سجل خاص طرفه
6-الإبلاغ عن حوادث السرقة أو الاختلاس فور وقوعها
7-الإشراف علي أعمال التوريدات من حيث توزيع الكتب علي الطلبة والتأكد من وصولها للمدرسة قبل بدء العام الدراسي بوقت كاف
8-اعتماد مستندات الشراء الخاصة بالمدرسة والتأكد من سلامتها

الأعمال الإدارية و[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] بالمدرسة

تنقسم أعمال [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] والإدارية بالمدرسة إلي خمسة أقسام هي:

1-الأعمال [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]
2-الأعمال المخزنية
3-أعمال شئون الطلبة
4-أعمال شئون العاملين
5-الأعمال الإدارية

أولا: الأعمال [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]

ويقوم بها سكرتير المدرسة ومن أهم هذه الأعمال:

1-السلف المستديمة والمؤقتة
2-تحصيل الرسوم المدرسية من الطلبة وتوريدها أولا بأول للبنك أو البريد وإطلاع مدير المدرسة علي إيصالات الإيداع
3-توريد الأنصبة المقررة إلي حساباتها بالبنوك المختلفة بالنسب التي تقررها نشرة الرسوم المدرسية
4-الإيداع والسحب بحساب المدرسة
5-العمل بالدفاتر [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] ذات القيمة 123 ت0ع 33ع0ح 37 ع0ح
6-امساك دفتري 20، 22 الخاص بحسابات المدرسة
7-حفظ مستندات الصرف الخاص بالأنشطة وتنظميها
8-صرف مرتبات وأجور العاملين بالمدرسة
9-خاتم شعارا لجمهورية
10- تولي مسئولية خزينة المدرسة وحفظ النقدية والدفاتر [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] ذات القيمة بها
11-مسك حساب رأس المال بالمدارس الصناعية والزراعية .
أنواع المتحصلات بالمدارس

تنقسم المتحصلات بالدارس إلي نوعين :

1-المتحصلات الأميرية:-
وهي المبالغ التي تورد لخزينة الدولة وهي علي سبيل المثال : الدمغات - ثمن بيع الشهادات الدراسية – رسوم التقدم للامتحانات العامة – ثمن بيع العهد المستهلكة – الضرائب علي فواتير المشتريات – ثمن بيع الثمار – ومنتجات المدارس 00000الخ0 وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 33ع0ح إلي خزينة الدولة
2-المتحصلات غير الأميرية:-
وهي المتحصلات الخاصة بالمدرسة وتورد إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد وهي علي سبيل المثال : رسوم مجلس الآباء – الحوادث – المعامل – الأنشطة – تأمين العدد لطلبة المنازل بالتعليم الفني – أموال مشروع رأس المال الدائم بالتعليم الفني 000000 الخ وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 123 ت0ع إلي حساب المدرسة بالبنكأو البريد

الدفتر والسجلات [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]

أولا :- الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح :

من أهم الدفاتر وأكثرها استخداما بالمدارس الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح ونظرا لأهمية هذين الدفترين سنتحدث عليهما بشي من التفصيل :-
أ‌-يستخدم دفتر 123 ت0ع لتحصيل الأموال الغير أميرية وهو يتكون من فسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورة الأصل وهي القسيمة البيضاء تبقي ثابتة بالدفتر والصورة الحمراء تعطي للدافع .
ب‌-يستخدم دفتر 33ح0ع لتحصيل الأموال الأميرية وهو يتكون من أقسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورتين الأصل وهي القسيمة البيضاء وتبقي بالدفتر والصورة الحمراء تعطي للدافع بينما الصورة الزرقاء ترسل مع علم الخير والمستندات إلي الحسابات بالإدارة للتسوية .
ت‌- يجب ختم جميع القسائم بخاتم شعار الجمهورية الذي يحمل اسم المصلحة .
ث‌-يجب عند استلام الدفتر فرز جميع قسائمه والتأكد من أن الدفتر سليم وخالي من الشوائب ويكتب علي ظهر أول قسيمة إقرار بذلك .
ج‌-لا يجوز الكشط أو المحو في القسائم نهائيا وفي حالة الخطأ يشطب بخط خفيف باللون الأحمر ويتم تصحيح الخطأ باللون الأحمر ثم يوقع بجانبه السكرتير ومدير المدرسة .
ح‌-مدة استعمال الدفتر شهرين من تاريخ أول قسيمة به ويجوز مد هذه المدة شهرين آخرين إذا دعت الضرورة بموجب مذكرة معتمدة من مدير المدرسة ولا يجوز استعمال الدفتر بعد ذلك نهائيا وتلغي باقي فسائمه .
خ‌-يستخدم الكربون ذو الوجهين في الدفاتر [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] .
د‌-لا يجوز استخدام دفترين من نوع واحد في وقت واحد بالمدرسة .
ذ‌- يكتب علي ظهر آخر قسيمة مستعملة بيانا يوضح المبلغ الإجمالي بالأرقام والحروف وانه محصل من القسيمة رقم 000 بتاريخ 0000 إلي القسيمة رقم 000 بتاريخ 0000 وتم توريده إلي بنك 00000 بالإيصال رقم 0000 بتاريخ 00000 ويوقع عليها السكرتير ومدير المدرسة .
ر‌- إجراء المراجعة الحسابية للجمع والترحيل قبل التوريد حتي لا يتم التوريد بأقل أو أزيد من القيمة الصحيحة طبقا لتعليمات اللائحة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] .

الأخطاء الشائعة في استخدام الدفاتر [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] 123ت0ع 33ع0ح :

1-عدم فرز جميع فسائم الدفتر عند استلامها والتأكد من سلامتها وخلوها من الشوائب .
2-استخدام الدفتر أكثر من أربعة أشهر.
3-عدم توريد المتحصلات في نفس تاريخ استخراج القسائم .
4-استخدام أكثر من دفتر ( من نوع واحد ) في وقت واحد .
5-عدم استخدام الكربون ذو الوجهين .
6-عدم تلحيق القسائم أو الخطأ في الجمع عند تلحيق القسائم .
7-الكشط أو المحو أو تغير بيانات بالقسائم بعد استخراجها .
8-نزع أصول القسائم من الدفتر 0
9-
ثانيا :- الدفتر 37 ع0ح :

توريدها بموجب القسائم 33 ع0ح بالحافظة وكعبها ويبين بها أنه قد توريد المبلغ بعلم الخبر رقم 0000 ويسمي دفتر حوافظ التوريد وهو يستخدم مع الدفتر 33ع0ح حيث يتم تفريغ المبالغ التي تم 000 بتاريخ وأرسل إلي الإدارة بتاريخ00000
ثالثا :- دفاتر 20 ، 22:

يستخدم الدفتر 20 لقيد الأنشطة المدرسية حيث يتم تخصيص دفتر أو عدة صفحات متتالية من الدفترلكل حساب أو نشاط حسب حجم العمل به ويقيد في الجانب الأيمن منه المتحصلات وفي الجانب الأيسر المصروفات والتي يجب حفظ مستنداتها بملف خاص وبأرقام مسلسلة للرجوع إليها عند المراجعة أو التفتيش ويجب إثبات جميع عمليات الصرف به فور اتمامها0
بينما يستخدم الدفتر 22 لقيد حركة الإيداع والسحب في البنك أو البريد حيث تقيد المبالغ المودعة في الجانب الأيمن والمبالغ المسحوبة في الجانب الأيسر من الدفتر والفرق بين مجموعي الجانبين يكون رصيد المدرسة بالبنك ويجب مراجعة عمليات هذا الدفتر إيداعا وسحبا علي كشف حساب البنك دائما0
ويجب إثبات جميع عمليات الإيداع والسحب به فورا ومن الخطأ الانتظار لحين ورود كشف الحساب من البنك لإثبات تلك العمليات إنما يتم قيدها فور إتمامها .

رابعا):- دفتر 63 ع0ح ( السلفة المستديمة ):

1-هذا الدفتر خاص بقيد السلف سواء كانت مستديمة أو مؤقتة
2-السلفة المستديمة هي التي تصرف للمدرسة للصرف منها علي مدار السنة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] وهي يستعاض كلما قاربت علي النفاذ
3-يجب قيد المبالغ الواردة للسلفة كل استعاضة علي حدة في المكان المخصص لقيد المبالغ الواردة كما تقيد مستندات الصرف في الجانب المخصص لها علي أن تأخذ هذه المستندات أرقاما مسلسلة تبدأ برقم واحد في أول كل سنة مالية وحتى نهاية السنة [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]
4-تعتبر مستندات كل استعاضة وحدة مستقلة تنفصل عن مسنتدات الاستعاضة الاخري بخط بالمداد الأحمر
5-يراعي عدم قيد مستندات الصرف بالدفتر إلا بعد التأكد من أن هذه المسنتدات صالحة للصرف ومستوفاة

هدى عبدالفتاح خليل
موجه مالى وإدارى بالاسماعيلية

الاخ الحبيب
والاستاذ القدير
الذي اضاء جنبات المنتدى بموضوعه القيم
ومروره الكريم
واضافته الرائعه
سامى متولى عبد العاطى
نشكر لكم تشريفكم للمنتدى وننتظر منكم المزيد لنتعلم من فيض علمكم وخبرتكم
دمت لنا فى حفظ الله ورعايته

» فضل المعلم
» المعلم قديماً
» هام جدا... دليل المراجعين الخارجيين
» المعلم العصرى
» حقوق المعلم