تنظيم مكتب مدير المدرسة لا يخفى على الجميع أهمية تنظيم مكتب مدير المدرسة حيث أنه يعكس صورة إيجابية أو سلبية عن المدرسة من حيث ( الإدارة ، المعلمين ، الطلاب ، المبنى ) .
عليه يسرني أن أقدم هذه الرؤية حول ما يفضل أن يكون عليه مكتب مدير المدرسة لعلها تحقق المطلوب من تنظيم العمل وإعطاء الأثر النفسي الطيب لمن يدخل المكتب ، وأود ذكر بعض الملاحظات التالية:
أ - على مدير المدرسة تنفيذ ما ورد من تعاميم منظمة لبعض المقترحات الواردة في هذه الدراسة كالسجلات والملفات مثلاً .
ب - الترتيب والتنظيم في مكتب مدير المدرسة يساعد على أداء أفضل للعمل .
جـ - الحرص على عدم بقاء أي أوراق ليس هناك حاجة لبقائها في المكتب ، أو انتهى وقتها .
د - السعي إلى نظافةا لمكتب بشكل مستمر ويومي.
هـ - يجب أن لا يكون صغر مساحة مكتب المدير أو وضع المدرسة المادي عائقاً لبعض المقترحات ، حيث بالإمكان العمل بها بالشكل المناسب .
و- بعض هذه المقترحات يمكن أن تكون عن طريق لوحات تعلق أو ملفات قريبة من متناول يد المدير للرجوع لها عند الحاجة وبسهولة .
ز- الناحية الجمالية والإضاءة المناسبة والتكييف الجيد لها الأثر الواضح في أداء العمل وعلى نفسية الزائر والمراجع وولي الأمر.
خطوات تنظيم مكتب مدير المدرسة
أولاً : الملفات :
1 - ملف واسع يوضح بيانات متكاملة وتفصيلية عن كل موظف بالمدرسة.
2 - ملفات التوجيهات والنشرات الخاصة بكل مادة .
3 - الملفات الخاصة والسرية .
4 - ملفات التعاميم المهمة .
5 - ملفات التعاميم ذات صفة التعليمات الدائمة .
6 - ملف معلومات عن المدرسة وتزويده بكل ما يستجد بشكل مستمر.
7 - أي ملف يستحدثه المدير لأداء عمل أفضل أو تنظيم أحسن .
ثانياً : السجلات :
1 - سجل حضور وانصراف الموظفين .
2 - سجل غياب وتأخر الموظفين اليومي ( والشهري والسنوي ) .
3 - سجل أحوال الموظفين .
4 - سجل متابعة المدير للمعلمين وتقويمهم .
5 - سجل زيارة المشرفين التربويين .
6 - سجل الاجتماعات المدرسية.
7 - سجل الرواتب .
8 - سجل طبيب الوحدة الصحية المدرسية .
9 - سجل الصادر والتوزيع الداخلي ( السري ).
10 - أي سجل يقترحه المدير مما يرى أهميته في متابعة الأعمال .
ثالثاً : الجداول :
1 - جدول الحصص الاسبوعي شاملاً أسماء المعلمين وتخصصاتهم ومجموع الأنصبة المسندة إليهم والمواد والفصول التي يدرسونها.
2 - جدول الانتظار .
3 - جدول المناوبة والإشراف اليومي .
4 - جدول توزيع الريادة .
5 - جدول توزيع الأنشطة والبرامج والمهام داخل المدرسة.
6 - جدول بأسماء العاملين في المدرسة ومعلومات كاملة عنهم .
رابعاً : الإحصائيات :
1 - إحصائيات دورية أو فصلية بمستويات الطلاب .
2 - إحصائيات بأعداد الطلاب وجنسياتهم وتوزيعهم على فصول المدرسة.
3 - إحصائيات بأعداد الفصول والطلاب داخل الفصول.
4 - إحصائيات بنتائج الطلاب في الأعوام الماضية وحتى تاريخه مع ملاحظة الإضافة المستمرة لهذه الإحصائيات.
5 - إحصائيات بأعداد الطلاب والفصول منذ تأسيس المدرسة وحتى تاريخه، مع ملاحظة الإضافات المستمرة لهذه الإحصائيات.
خامساً : الحوافز :
1 - لوحة شهرية باسم الطالب المثالي .
2 - لوحة ثابتة باسم الطلاب المتفوقين دراسياً أو الأوائل على فصولهم.
3 - لوحة شهرية بالتفوق في الأنشطة الدورية التي تجريها المدرسة مثل ( الإذاعة - أحسن فصل - الصحف الحائطية ) .
4 - لوحة لأفضل موظف خلال الشهر مع ملاحظة الإشارة إلى السيرة الذاتية لكل موظف وبشكل مستمر حتى الشهر الذي يليه.
5 - أي حوفز أخرى يرى المدير وضعها في المكتب مما يساعد على رفع المستوى التربوي والتعليمي للطلاب .
6 - مع ملاحظة اللوحات التي تعزز الأداء الإيجابي للموظف والطالب ، يمكن تعميمها على باقي أماكن المدرسة، سواء التي يرتادها المعلمون (غرفة المعلمين) أو الطلاب (المقصف المدرسي - مقار النشاط... إلخ).
سادساً : اللوائح والأنظمة :
يجب أن يكون لدى مدير المدرسة في مكتبه جميع اللوائح والأنظمة الصادرة (سواء كانت مرئية أو مطبوعة) حتى يسهل الرجوع إليها عند الحاجة بحيث تبقى عهدة لديه يسلمها لمن يكلف بإدارة المدرسة من بعده.
سابعاً : متفرقات :
1 - علم المملكة.
2 - خريطة توضح حدود المملكة العربية السعودية .
3 - لوحة تعرف بسياسة التعليم بالمملكة .
4 - لوحة تعرف بأهداف التعليم بالمملكة .
5 - لوحة بأهداف المرحلة الدراسية التي يعمل بها مدير المدرسة.
6 - قائمة بأسماء الطلاب وعناوينهم مع هواتف أولياء الأمور في المنزل والعمل.
7 - مكتبة تربوية مصغرة مع ملاحظة تعميمها على منسوبي المدرسة.
8 - وسيلة اتصال داخلية للاتصال ( جرس، هاتف داخلي، إذاعة للمناداة).
9 - مخطط هيكلي للمدرسة وتوزيع الفرق داخل المبنى ومقرات النشاط والغرف الإدارية والمختبرات.....، وغير ذلك.
10 - مخطط لموقع المدرسة في الحي وأقرب المدارس التي بالقرب من الحي.
11 - ساعة يوفضل أن تكون في مكان مناسب من غرفة مدير المدرسة. .
12 - توثيق ما نالته المدرسة من شهادات شكر أو دروع أو كؤوس ويراعى إخراجها وتثبيتها في مكان مناسب .
13 - بعض اللوحات التربوية التوعوية التي تؤكد على التواصل بين البيت والمدرسة ، وبين المشرف الزائر والمشرف المقيم، وغير ذلك.
14 - فاكس حتى يسهل من استقبال المراسلات العاجلة من وإلى المدرسة.
15 - لوحة باسم مدير المدرسة .
المظهر والتنظيم يعطيك مؤشر بتنظيم وترتيب الرجل وياسبحان الله الرجل المنظم تلاقيه في كل شيء مرتب : مكتبه ولبسه وطريقة تعامله وحتى سيارته
فالتنظيم يعطيك ارتياح في التعامل مع المدير المقابل وهو يرتاح أيضاً
- أتذكر أحد المديرين الذين تشرفنا بالعمل معه وهو مشرف إدارة مدرسية تجد على مكتبه فقط جدول الحصص وبقية السجلات في أماكنها الخاصة وتشعر فعلا بالتنظيم
- وغالبية المدراء الان في نظري يسعون لهذا الامر فالكركبة المكتبية كما يقال لاتتعطي نتائج طيبة
